Een succesvolle klik verdient een succesvolle start

De klik is gemaakt.
Het arbeidscontract is getekend, zowel jouw nieuwe werknemer als jij kijken uit naar de eerste werkdag. Wat mag je niet vergeten om de start zo succesvol mogelijk te maken?
Wat belangrijk is om centraal te stellen: Een succesvolle onboarding is geen eenmalige actie maar het inzetten van een proces.

Een proces wat bestaat uit 4 basisprincipes:

-              Verbinding;

Maak je medewerkers trots als teamlid van jou als werkgever. Deel een stuk historie, missie en visie.

-              Cultuur;

Definieer jouw bedrijfcultuur en laat deze uitgebreid aan bod komen tijdens de onboarding.

-              Compliance;

Wat zijn de normen en waarden binnen jouw organisatie en wat zijn bijvoorbeeld bedrijfsregels?

-              Collega’s;

Maak kennis, creër openheid, laat weten wie wat doet en wie er benaderd kan worden voor welke vragen.

Maar, hoe doe je dat nu, een succesvolle onboarding in elkaar zetten?
Wij werkten het uit in een stappenplan, want de klik is één, maar een goede start is zeker twee!

1. Voorafgaand aan de eerste werkdag.

Alles is rond, het contract is getekend en nu maar wachten tot de eerste werkdag. Toch?
Nee, het beste houd je contact tussen de tijd van tekenen en de eerste werkdag.
Geef ze alvast informatie, denk aan informatie die ze alvast kunnen inlezen, bijvoorbeeld het programma van de eerste dagen. Volg eventuele mailtjes telefonisch op, doorloop het onboardingsproces en bied gelegenheid om vragen te stellen.                                                                     

2. Start.

Het is zover, de eerste werkdag!
Een eerste dag is altijd even aftasten, je wilt je nieuwe collega onderdompelen in het bedrijf maar ook niet teveel informatie op hem of haar afvuren waardoor ze het niet meer overzien.
Verwelkom je nieuwe collega met bijvoorbeeld een bloemetje, een fles bubbels of iets wat jullie bedrijf typeert. Zorg voor een warm welkom!
En dan, aan het werk.
Laat je nieuwe collega niet zwemmen.
Bespreek nogmaals de verwachtingen. Uiteraard zijn deze in het sollicitatieproces al uitgebreid aan bod gekomen, maar het is goed om ze samen nog verder concreet te maken in een actie- of stappenplan.
Maak concreet welke progressie je verwacht en wanneer je die verwacht.
Welke taken dienen wanneer zelfstandig uit gevoerd te kunnen worden?
Welke projecten en welke deadlines worden verwacht van je nieuwe collega?

Wat zijn de KPI’s?
De uitkomst hiervan is dat de werknemer zichzelf verantwoordelijk voelt voor zijn eigen succes en daar zelf leiderschap over gaan nemen èn dat ze weten wat hun persoonlijke toegevoegde waarde is voor de organisatie.

3.    Mentor.

Laat de werknemer kennismaken met iedereen binnen het team en leg uit waar hij of zij terecht kan bij vragen binnen bepaalde vakgebieden.
Daarnaast is het fijn om een eerste aanspreekpunt te hebben voor algemene zaken.
Naast dat het voorkomt dat iemand gaat ‘zwemmen’ zorgt het ook voor een laagdrempelig contact tussen collega’s.

4.    Contact na de eerste werkdag.

Valkuil nummer een tijdens onboardingprocessen: De collega pakt het werk snel op en ziet er ogenschijnlijk tevreden uit. Het onboardingsprogramma blijft in de la liggen.
Gemiste kans!
Om echt optimaal tot elkaar te komen is het belangrijk om zeker het eerste halfjaar iedere maand een persoonlijk een-op-een gesprek te plannen. Zo blijf je monitoren of je beide op dezelfde frequentie zit en kun je laagdrempelig en eenvoudig bijsturen indien nodig.
Niet alleen voor de samenwerking met je nieuwe collega is dit belangrijk; deze gesprekken kunnen ook waardevolle informatie bevatten die je weer kunt nemen in je wervingsprocessen voor volgende collega’s.

5.    Als het toch niet matcht.

Alle stappen van de onboarding doorlopen maar is de samenwerking voor (een van) jullie toch niet wat er van gehoopt en verwacht werd? Dat kan. Het kan altijd gebeuren dat jullie toch de juiste match niet zijn voor elkaar.
Het beste is dan: de korte pijn. Wees eerlijk naar elkaar en wens de ander oprecht het beste ook al is dat dan buiten de organisatie.
No hard feelings.
Nog een stapje verder gaan? Er zijn bedrijven die nieuwe medewerkers standaard aan het einde van de eerste maand een vertrekbonus bieden. Zij vinden het zo belangrijk dat mensen bewust kiezen om daar te blijven werken dat, als ze zich toch niet op hun plek voelen, ze vrij zijn te vertrekken met een bonus.

6.    Lange termijn succes.

Met stip op een: Blijf in gesprek.
Het lijkt vaak een grote opgave, die beoordelings- en functioneringsgesprekken, maar geef er eens een nieuwe draai aan! Noem het koffie-kwartaal-momenten waarin je één-op-één in gesprek gaat met je werknemers.
Veranderingen in de organisatie? Heel goed, maar bij grote koerswijzigingen als gevolg van groei, veranderingen in de markt of nieuw beleid is het wel belangrijk om hierover altijd je mensen te informeren en openheid te creëren.